DTA - Freight Analysis

Audit et facturation en double

DTA procède à l’audit de factures de fret depuis longtemps et a donc été témoin de plusieurs changements dans cette procédure. Le plus grand changement est survenu lors de la déréglementation de l’industrie du transport au début des années ’80 : les frais de transport ne sont plus sujets aux tarifs de classe ou commodité. Un transporteur et un expéditeur peuvent maintenant s’entendre sur un taux de transport, et c’est le prix.

Les erreurs de facturation ont diminué en raison de cette approche plus simplifiée, mais des erreurs existent toujours (voir l'expérience professionnelle de DTA). DTA décelle les surcharges et les duplicatas de facture des compagnies de transport en effectuant des audits manuels et électroniques. Tous les taux de fret sont entrés dans le système DTA et ces taux sont ensuite jumelés aux factures de transporteurs par nom, date, origine, destination et poids. Si l'ordinateur rejette le taux facturé, un auditeur de DTA passera en revue la transaction pour déterminer où l'erreur a été commise. On y trouvera peut-être une erreur dans le coût ou dans un changement de destination non inscrit à l’entente initiale. Les raisons de surcharge sont nombreuses et nous les avons toutes vues.

Les paiements en double sont un autre secteur qui doit être vérifié. Le système informatique de DTA capture les duplicatas à l’aide de numéros de facture, connaissements ou numéros de bons de commande jusqu’à trois ans en arrière! Quand DTA trouve ces erreurs, nous faisons parvenir au transporteur un rapport attaché à notre paiement qui indique quelle était l’erreur ainsi que la date du paiement original. Si le transporteur questionne ces changements, il peut contacter directement un représentant de comptabilité DTA par courriel ou par téléphone.

Il est important de comprendre que chaque expédition doit être vérifiée. Les compagnies qui n'emploient pas DTA ont parfois un aide-comptable ou un responsable à l’expédition qui font la vérification des factures, mais notre expérience nous confirme que même les transporteurs et les compagnies de courrier sont coupables de surcharges. Nous avons également observé que la vérification interne n'est pas effectuée aussi minutieusement que par un professionnel.